Regulamin

Regulamin

Utworzony 28.08.2014r. (ostatnia modyfikacja: 15.06.2024r.)

I. INFORMACJE OGÓLNE ORAZ SŁOWNICZEK

1. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu dostępnego pod adresem www.reflect.pl, w tym w szczególności:
   a. warunki i zasady składania zamówień drogą elektroniczną, w tym za pośrednictwem formularza dostępnego pod adresem www.reflect.pl;
   b. zasady reklamacji i zwrotów.
2. Właścicielem serwisu www.reflect.pl i sprzedawcą towarów jest Reflect Group Szymon Frieske, ul. Naramowicka 266C, 61-601 Poznań, NIP: 9721087042, zwana dalej Reflect Group.
3. Adres do korespondencji: Reflect Group Szymon Frieske, ul. Naramowicka 266C, 61-601 Poznań, e-mail: biuro@reflect.pl.
   Adres do zwrotów: Reflect Group Szymon Frieske, ul. Naramowicka 266C, 61-601 Poznań
4. Numer rachunku bankowego Reflect Group: 25 1140 2004 0000 3802 4162 5357 (mBank)
5. Kontakt telefoniczny z Reflect Group jest możliwy od poniedziałku do piątku w godzinach 08.00 do 16.00 pod numerem +48 605 14 22 22.
6. Klient – użytkownik serwisu www.reflect.pl, niebędący konsumentem w rozumieniu Kodeksu cywilnego, posiadający numer identyfikacji podatkowej, na rzecz którego zgodnie z Regulaminem i przepisami prawa mogą być świadczone usługi drogą elektroniczną i z którym zawarta może być umowa sprzedaży w związku z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.
7. Towary – poprzez towar należy rozumieć produkty prezentowane w serwisie www.reflect.pl oraz produkty oferowane w ramach indywidualnych ustaleń z Klientem. 
8. Usługi – poprzez usługi należy rozumieć usługi prezentowane w serwisie www.reflect.pl
9. Newsletter – biuletyn informacyjny w formie elektronicznej służący do stałej komunikacji z Klientami zapisanymi do listy mailingowej. Newsletter zazwyczaj informuje o nowościach, ofertach czy planowanych zmianach.
10. Zamówienie – oświadczenie Klienta składane na zasadach określonych w Regulaminie, zmierzające do zawarcia umowy sprzedaży Towaru lub wykonania Usługi.
11. Konsultant – upoważniony przez Reflect Group pracownik, obsługujący w jego imieniu Zamówienia Klientów. 
12. Usługi elektroniczne – usługi świadczone drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu www.reflect.pl, obejmujące między innymi:
    a. umożliwienie dostępu do informacji udostępnionych w ramach serwisu www.reflect.pl, korzystanie z wyszukiwarek i innych narzędzi ogólnodostępnych w serwisie www.reflect.pl;
    b. umożliwienie składania Zamówień na Towary; 
    c. umożliwienie składania Zamówień na Usługi;
    d. umożliwienie składania reklamacji i dokonywania zwrotów;
    e. dostarczanie newslettera.

II. OFERTA 

1. Oferta prezentowana w serwisie www.reflect.pl nie jest ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz jedynie zaproszeniem do zawarcia umowy, w rozumieniu art. 71 Kodeksu Cywilnego. Zawarcie umowy następuje po wyraźnej akceptacji przez Reflect Group Zamówienia – zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie III Regulaminu.
2. Informacje o cenie Towaru, cechach oraz istotnych właściwościach, cenie Usług, dostępne na stronie internetowej www.reflect.pl mają charakter poglądowy. Ostateczna wycena prezentowana jest każdorazowo przedmiotem indywidualnych ustaleń, które są przedstawiane Klientowi zgodnie z warunkami wskazanym w punkcie III Regulaminu. 
3. Zawarcie umowy pomiędzy Reflect Group a Klientem wymaga spełnienia warunków opisanych w punkcie III niniejszego Regulaminu, w tym w szczególności opłacenia Zamówienia, zaakceptowania treści Regulaminu przez Klienta, czy uzyskania niezbędnych informacji przez Reflect Group. 
4. W drodze indywidualnych ustaleń z Klientem, Reflect Group dopuszcza możliwość sprzedaży towaru w walucie EURO, USD. 
5. Do każdego Zamówienia Reflect Group załącza fakturę VAT w formie elektronicznej, która jest przesyłana na adres e-mail Klienta. Reflect Group informuje, że zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, może wystawić fakturę na rzecz podatnika podatku VAT lub podatku od wartości dodanej wyłącznie, jeżeli przy składaniu Zamówienia Klient poda swój numer NIP. 
6. Faktura VAT jest wystawiana na rzecz Klienta po opłaceniu faktury proforma. 
7. W indywidualnych przypadkach Konsultant może ustalić z Klientem, że faktura VAT zostanie wystawiona z tzw. odroczonym terminem płatności. W takim wypadku realizacja danego Zamówienia nie będzie uzależniona od uprzedniego opłacenia faktury proforma. 
8. W przypadku wewnątrzunijnej dostawy towarów, faktura VAT jest wystawiana pod warunkiem posiadania przez Klienta aktywnego numeru VAT EU.

III. ZAMÓWIENIA

1. Domniemywa się, że Klient zapoznał się z treścią niniejszego Regulaminu przed złożeniem Zamówienia. W przypadku Zamówienia złożonego za pośrednictwem Konsultanta, link do regulaminu jest dodatkowo przesyłany w drodze wiadomości e-mail kierowanej do Klienta – dostęp do regulaminu znajduje się w stopce mailowej Konsultanta. 
2. Reflect Group udostępnia Klientowi następujące formy kontaktu z Konsultantem:
   a. poprzez formularz kontaktowy dostępny pod adresem https://www.reflect.pl/kontakt.html;
   b. poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adresy e-mail biuro@reflect.pl lub wiadomość na indywidualny adres konsultanta;
   c. poprzez kontakt telefoniczny pod numerem: +48 605 14 22 22,
   d. osobistą wizytę w biurze Reflect Group.
3. Zamówienie w Reflect Group jest realizowane pod warunkiem:
   a. nawiązania kontaktu w sposób określony w punkcie III. 2;
   b. złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych;
   c. uzgodnienia z Konsultantem wszystkich informacji niezbędnych do realizacji danego zamówienia, jak np.: wybór Produktu, koloru, rozmiaru, przygotowanie odpowiedniego pliku graficznego, wybór techniki znakowania. Instrukcje dotyczące prawidłowego przygotowania pliku graficznego są dostępne pod adresem https://www.reflect.pl/jak-przygotowac-plik-do-druku.html
   d. wybrania sposobu zapłaty i dostawy Towaru oraz uregulowania ceny sprzedaży.
4. Po złożeniu Zamówienia, Klient otrzymuje na wskazany adres e-mail potwierdzenie jego otrzymania, wraz z indywidualnym numerem Zamówienia. 
5. Realizacja Zamówienia przebiega w sposób następujący:
   a. Zamówienie dotyczące znakowania na Towarze pochodzącym z asortymentu Reflect Group:
   i. po nawiązaniu kontaktu Konsultant przeprowadza wstępną rozmowę telefoniczną/wymianę wiadomości e-mail, podczas której strony ustalają potrzeby i indywidualne cechy potencjalnego Zamówienia Klienta;
   ii. po otrzymaniu od Klienta niezbędnych informacji (rodzaj produktu, ilość, sposób dostawy, plik graficzny niezbędny do znakowania itp.) Konsultant w terminie do 7 dni przedstawia propozycję cenową;
   iii. po otrzymaniu propozycji cenowych, Klient jest zobowiązany w ciągu kolejnych 7 dni do zaakceptowania propozycji Konsultanta, bądź złożenia ewentualnych uwag;
   iv. po dokonaniu akceptacji, Klient otrzymuje wiadomość e-mail z potwierdzeniem przyjęcia Zamówienia wraz z jego indywidualnym numerem oraz prośbą o opłacenie faktury proforma (w indywidualnych przypadkach fakturę z odroczonym terminem płatności) w terminie 7 dni – o ile strony nie uzgodnią inaczej. Brak dokonania opłaty w terminie zostanie uznane przez Reflect Group jako jego anulowanie;
   v. po otrzymaniu zapłaty w ciągu 3 dni Klient otrzymuje wizualizację produkcyjną, którą winien zaakceptować w terminie 1 dnia roboczego lub ewentualnie zgłosić poprawki. W przypadku opóźnienia akceptacji wizualizacji, termin realizacji zamówienia może ulec odpowiedniemu wydłużeniu. W przypadku braku możliwości wypracowania z Klientem porozumienia w zakresie wizualizacji produkcyjnej, Reflect Group zastrzega sobie prawo do anulowania Zamówienia.
   vi. po otrzymaniu od Klienta akceptacji wizualizacji produkcyjnej, Reflect Group przesyła na jego adres e-mail potwierdzenie zawarcia umowy wraz z przewidywanym terminem realizacji.
   b. Zamówienie dotyczące znakowania na Towarze pochodzącym z asortymentu Reflect Group: 
   i. po nawiązaniu kontaktu Konsultant przeprowadza wstępną rozmowę telefoniczną/wymianę wiadomości e-mail, podczas której strony ustalają potrzeby i indywidualne cechy potencjalnego Zamówienia Klienta;
   ii. po otrzymaniu od Klienta niezbędnych informacji (rodzaj produktu, ilość, sposób dostawy, plik graficzny niezbędny do znakowania itp.) Konsultant w terminie 7 dni przedstawia propozycję cenową;
   iii. po otrzymaniu propozycji cenowych i wizualizacji, Klient jest zobowiązany w ciągu kolejnych 7 dni do zaakceptowania propozycji Konsultanta, bądź złożenia ewentualnych uwag; 
   iv. po dokonaniu akceptacji, Klient otrzymuje wiadomość e-mail z potwierdzeniem przyjęcia Zamówienia wraz z jego indywidualnym numerem oraz prośbą o opłacenie faktury proforma (w indywidualnych przypadkach fakturę z odroczonym terminem płatności) w terminie 7 dni – o ile strony nie uzgodnią inaczej. Brak dokonania opłaty w terminie zostanie uznane przez Reflect Group jako jego anulowanie;
   v. po otrzymaniu zapłaty w ciągu 7 dni Klient zobowiązany jest dostarczyć towar będący jego własnością do siedziby Reflect Group. Najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania, Reflect Group dokonuje jego oceny jakościowej. Reflect Group zastrzega sobie prawo odmowy wykonania Usługi na towarze Klienta jeśli nie nadaje się on do wskazanego przez Klienta celu; 
   vi. po otrzymaniu zapłaty i dostarczeniu towaru, w ciągu 3 dni Klient otrzymuje wizualizację produkcyjną, którą winien zaakceptować w terminie 1 dnia roboczego lub ewentualnie zgłosić poprawki. W przypadku opóźnienia akceptacji wizualizacji, termin realizacji zamówienia może ulec odpowiedniemu wydłużeniu. W przypadku braku możliwości wypracowania z Klientem porozumienia w zakresie wizualizacji produkcyjnej, Reflect Group zastrzega sobie prawo do anulowania Zamówienia.
   vii. po otrzymaniu od Klienta akceptacji wizualizacji produkcyjnej, Reflect Group przesyła na jego adres e-mail potwierdzenie zawarcia umowy wraz z przewidywanym terminem realizacji. W przypadku braku możliwości wypracowania z Klientem porozumienia w zakresie wizualizacji produkcyjnej, Reflect Group zastrzega sobie prawo do anulowania Zamówienia. 
6. Zamówienia dokonywane przez Klientów spoza terenu Polski są realizowane wyłącznie za pośrednictwem Konsultanta, w drodze indywidualnych ustaleń. 
7. Reflect Group zastrzega sobie ponadto prawo do odmowy realizacji Zamówienia w ciągu 5 dni roboczych od dnia jego złożenia w przypadku:
   a. niedostępności danego produktu – fakt złożenia Zamówienia przez Klienta nie jest równoznaczny z zawarciem umowy. Dostępność danego Towaru jest potwierdzana przez Reflect Group w wiadomości e-mail, zgodnie z warunkami opisanymi w punkcie III.5) niniejszego Regulaminu;
   b. nieudzielenia odpowiedzi na wiadomość Konsultanta z prośbą o akceptację wizualizacji Towaru; 
   c. nieotrzymania od Klienta informacji lub plików, które są niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy;
   d. powierzenia Reflect Group towaru Klienta, którego jakość budzi wątpliwości i nie nadaje się do znakowania;
   e. złożenia Zamówienia zawierającego grafiki o charakterze obraźliwym, sprzecznym z prawem, czy dobrami osób trzecich.
   W miarę możliwości Reflect Group zaproponuje alternatywny Towar zamienny lub realizację części Zamówienia.
8. Terminy realizacji poszczególnych Zamówień są orientacyjne. Zamówienia każdorazowo realizowane są najpóźniej w ciągu 90 dni od dnia jego przyjęcia do realizacji przez Reflect Group. Ostateczny termin realizacji danego Zamówienia zostanie Klientowi wskazany w drodze wiadomości e-mail. 
9. W razie podjęcia decyzji przez Klienta o realizacji części Zamówienia, tj. w sytuacji gdy Reflect Group nie jest w stanie skompletować całego Zamówienia, pozostała część uregulowanej ceny zostanie mu zwrócona.
10. W przypadku realizacji Usługi na towarze powierzonym przez Klienta, Reflect Group zastrzega sobie możliwość uszkodzenia:
    a. 5 sztuk towaru w przypadku zamówienia do 100 sztuk;
    b. 5% towaru w przypadku zamówienia powyżej 100 sztuk;
    W przypadku zaistnienia w/w uszkodzeń Reflect Group nie będzie ponosić w tym zakresie jakiejkolwiek odpowiedzialności finansowej.

IV. WYSYŁKA TOWARU

1. Wysyłki realizowane są tylko w dni robocze (od poniedziałku do piątku). Reflect Group nie realizuje Zamówień w dni świąteczne ustawowo wolne od pracy. 
2. Reflect Group oferuje możliwość dostawy zamówionych produktów wyłącznie za pośrednictwem Kuriera DPD. Reflect Group nie ma wpływu na godziny doręczenia paczek przez kuriera. 
3. Jeżeli przed wydaniem przesyłki okaże się, że doznała ona ubytku lub uszkodzenia, Klient zobowiązany jest ustalić niezwłocznie z przewoźnikiem protokolarnie stan przesyłki oraz okoliczności powstania szkody. Reklamacje dotyczące ubytków lub uszkodzeń powstałych podczas transportu będą rozpatrywane tylko pod warunkiem sporządzenia protokołu reklamacyjnego przez Klienta. Z chwilą wydania Towaru przechodzą na Klienta korzyści i ciężary związane z Towarem oraz niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia Towaru.

V. KOSZTY DOSTAW i FORMY PŁATNOŚCI

1. Koszty przesyłki pokrywa Klient, zgodnie z opcjami przedstawionymi mu przez Konsultanta.
2. Reflect Group akceptuje następujące formy płatności: przelew na rachunek bankowy, płatność za pośrednictwem platformy TPay. 

VI. REKLAMACJE I ZWROTY

1. Umowy pomiędzy Reflect Group a Klientem są zawierane w związku z prowadzonymi przez w/w podmioty działalnościami gospodarczymi. W konsekwencji Klientowi nie przysługuje prawo do zwrotu Towaru bez podania przyczyny. 
2. Klient może zgłaszać reklamacje dotyczące Towarów za pomocą formularza reklamacyjnego dostępnego na stronie https://www.reflect.pl/reklamacja.html w terminie nie później niż 14 dni kalendarzowych od dnia odbioru zamówienia.
3. Zgłoszenie reklamacji powinno zawierać oznaczenie osoby zgłaszającej reklamację (imię, nazwisko, firma, adres zamieszkania/siedziby, adres e-mail), numer zamówienia oraz opis zdarzenia będącego przyczyną reklamacji. 
4. Reklamacje zostaną rozpatrzone najpóźniej w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Reflect Group prawidłowo złożonego zgłoszenia (zawierającego wymagane elementy i nie wymagającego uzupełnienia).
5. Klient otrzyma informację o sposobie rozpatrzenia reklamacji drogą korespondencji elektronicznej, na adres e-mail podany w reklamacji.
6. Wobec Klientów Reflect Group ponosi odpowiedzialność za wady rzeczy sprzedanej, na zasadach określonych w art. 556 i kolejnych Kodeksu Cywilnego. W przypadku wady jedynie części dostarczonych Towarów, Klient może złożyć reklamację wyłącznie w tym zakresie. 
7. Odpowiedzialność Reflect Group nie obejmuje utraconych przez Klienta korzyści, a ponadto jest ograniczona do kwoty brutto jaką Klient uregulował tytułem nabycia danego Towaru (ograniczenie odpowiedzialności do wartości danej umowy). 
8. Rękojmia za wady Towaru obowiązuje do 12 (dwunastu) miesięcy od dnia wydania Towaru Klientowi.
9. W zakresie Towarów przecenionych odpowiedzialność z tytułu rękojmi jest wyłączona. 
10. Klient jest zobowiązany do niezwłocznego i dokładnego sprawdzenia całości dostarczonego Towaru. Reflect Group odmówi rozpoznania reklamacji i przyjęcia odpowiedzialności w przypadku zgłoszenia ewentualnych uwag po upływie 2 dni od dnia odbioru Towaru.
11. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga badań jakościowych reklamowanego Towaru, Klient jest zobowiązany jest do jego niezwłocznego dostarczenia Reflect Group. W przeciwnym wypadku Reflect Group odmówi rozpoznania reklamacji. 
12. Reflect Group zastrzega, że:
    a. Zamówienie może podlegać reklamacji tylko i wyłącznie jeśli odchył wielkościowy, kolorystyczny, gramatury, gęstości, kroju, ilości, składu będzie większy niż +/- 5% w stosunku do ustaleń dokonanych pomiędzy Reflect Group a Klientem lub do wskazówek przekazanych w Zamówieniu;
    b. Zamówienie może podlegać reklamacji jeżeli odchył umiejscowienia, dokładność odwzorowania wzoru oraz wielkościowy nadruku wykroczy poza zakres +/-10% w stosunku do ustaleń dokonanych pomiędzy Reflect Group a Klientem lub do wskazówek przekazanych w Zamówieniu;
13. Reflect Group zastrzega ponadto, że pomiędzy produktami pochodzącymi z różnych partii produkcyjnych może zaistnieć odchył kolorystyczny. Powyższe obostrzenie jest wynikłe ze skomplikowanego procesu produkcyjnego. Klientowi nie przysługuje w tym wypadku prawo do reklamacji produktu. 
14. Klient ponosi jedynie bezpośrednie koszty zwrotu towarów, przez co należy w szczególności rozumieć koszt odesłania towaru do Reflect Group.

VII. ZWROT ŚRODKÓW

1. Reflect Group zwraca na rzecz Klienta należne kwoty w terminie 14 dni od dnia zaistnienia przyczyny zwrotu, tj:
   a. w przypadku pozytywnego rozpatrzenia reklamacji Klienta w wyniku czego Reflect Group jest zobowiązany do zwrotu wpłaconych na jego rzecz kwot;
   b. w przypadku anulowania Zamówienia lub jego części z przyczyn, o których mowa w punkcie III Regulaminu.
2. Reflect Group dokonuje zwrotu ceny przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Klient, chyba że Klient wskaże inaczej i nie będzie się to wiązać dla Reflect Group z dodatkowymi kosztami. 

VIII. DANE OSOBOWE

1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisu art. 4 ust. 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „ogólne rozporządzenie o ochronie danych”), w odniesieniu do danych Klientów, jest Reflect Group Szymon Frieske, ul. Naramowicka 266C, 61-601 Poznań, NIP: 9721087042.
2. Szczegółowe warunki postępowania z danymi osobowymi zostały uregulowane w Polityce Prywatności, która jest dostępna tutaj. Polityka Prywatności stanowi integralną część niniejszego regulaminu.

IX. NEWSLETTER

1. Usługi subskrypcji Newslettera świadczona jest bezpłatnie przez Reflect Group na rzecz Klientów, którzy dobrowolnie wyrażą na to zgodę.
2. Klient zamawia newsletter za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie www.reflect.pl, poprzez podanie swojego adresu poczty elektronicznej (e-mail) oraz wyrażenie zgodę na przekazywanie informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej
3. Klient może w każdej chwili wypowiedzieć umowę o świadczenie usługi Newslettera poprzez dezaktywację subskrypcji, tj. poprzez link zawarty w stopce każdej wiadomości wysyłanej w ramach Newslettera.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Serwis www.reflect.pl stosuje mechanizm plików „cookies”. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są polityce cookies dostępnej tutaj.
2. W przypadku zmiany niniejszego Regulaminu, Reflect Group poinformuje o tym Klientów na stronach serwisu www.reflect.pl. 
3. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie w terminie określonym przez Reflect Group, nie krótszym jednak niż 7 dni od dnia ogłoszenia o zmianach w serwisie www.reflect.pl. 
4. Do zamówień złożonych i niezrealizowanych przed dniem wejścia w życie nowego Regulaminu, stosuje się postanowienia Regulaminu obowiązującego w chwili złożenia zamówienia.
5. We wszystkich sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie znajdują przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego, a w szczególności przepisy kodeksu cywilnego, ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
6. Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania niniejszego Regulaminu będą rozpoznawane przez właściwy sąd powszechny w Poznaniu. 
7. Regulamin obowiązuje od dnia 28.08.2014 roku. Data ostatniej aktualizacji: 15.06.2024 r.